5分でわかる!身元保証書の作り方【書式・規程例あり】

身元保証とは？

身元保証とは、採用に際して、労働者が使用者に損害を与えた場合の賠償義務を確保する目的で締結される保証契約です。

保証人には、両親をはじめとする親族のほか、親族以外の者も求められることがあります。複数人の保証人をたてることを求めることもあります。

身元保証には，従業員が会社に対し損害を発生させた場合には， その損害を補填するという金銭賠償の機能があります。今日では， 近時増加しているメンタルヘルス不調者対応も念頭に，身元保証人の協力を得て解決を図ることも念頭におくことがあります。

身元保証法による制限

身元保証書には「本人の故意または過失により会社に生じた一切の損害を保証します」などと記載され，身元保証人が広範な責任を負う結果となることがあります。このように身元保証契約は、期間や責任範囲が広すぎる傾向があり、身元保証人の責任が重すぎる結果となりがちです。そこで、昭和8年に「身元保証二関スル法律」（以下，身元保証法といいます）が制定されて，身元保証人の責任に妥当な制限が加えられています。

身元保証法でどのような制限がなされているか、見ていきましょう。

期間

身元保証契約の有効期間を定める場合は5年を超えることができず、これより長い期間を定めても5年に短縮されます（法2条1項）。

期間を定めなかったときは、原則として契約のときから3年となります。

更新

身元保証契約の更新は可能ですが、更新時より5年を超えることができません（同法2条2項）。また、自動更新の定めは無効と解されます。

通知義務

使用者は、次のような社員に業務上不適任または不誠実な行為がある場合、あるいは任務、任地の変更等、身元保証人の責任に影響を及ぼす場合はこれを身元保証人に通知しなければなりません（同法3条）。

1. 本人に業務上、不適任または不誠実な事跡※1があって、そのため身元保証人に責任を生ずるおそれがあることを知ったとき
2. 本人がより責任の重い任務※2に就いたことにより、身元保証人の責任が重いものとなるとき
3. 本人の任務または勤務地※2が変更されたことにより、本人に対する監督が困難になるとき

※ 1　「業務上、不適任または不誠実な事跡」とは、社員がその従事すべき業務に不適任なこと、または、その業務の性質上当然に要求される程度の誠実性を欠いていることを徴表するような事跡（事跡とは行為だけではなく、社員の一身に関する出来事（変化）の全てを意味し、病気なども含まれてる。）を意味します。

※2　地位・任務・勤務地の変更が、当該企業における通常の異動や昇進などによるもの（定期昇進、定期異動など）の場合は、身元保証人も当初から通常予測可能であるので、該当しません。これら通常の異動・昇進について、一々身元保証人への通知は不要と解されます。

この通知義務を事業主が怠っている間に、本人が不正行為をして身元保証人の責任が発生した場合、通知が遅れたことは、身元保証人の責任及び金額を定めるうえで考慮されることになります（最高裁判所判決昭和51年11月26日・ユオ時計事件）。

身元保証人の解除権

身元保証人は、上記の通知を受けたとき、または自ら上記のような通知の対象となる事情を知ったときは、将来に向かって身元保証契約を解除することができます（同法4条）。

事情が変わっているのに、なお責任を負わせるのは酷だからです。

なお、身元保証書の中の文言で「御社の都合により本人の職務又は任地を変更させられても身元保証人において異議はない」といった文言を記載する例があります。

この文言が「解除権」の放棄（または、行使しないことを約する。）若しくは損害賠償額の範囲に影響しないことの確認とする趣旨だとしても、身元保証法3条、4条は強行規定であり、6条により無効となります。つまり、上記文言は法的には意味はありません（もっとも、身元保証人を事実上説得するための意味はあるかもしれません。）。

身元保証人の賠償額の限定

賠償額は限定される

使用者に生じた損害について保証人が負う責任の金額についても，身元保証法は、その全額とはせずに、合理的な額を裁判所が決定すべきものとしています。

すなわち「裁判所は身元保証人の損害賠償の責任及其の金額を定むるに付き被用者の監督に関する使用者の過失の有無，身元保証人が身元保証を為すに至りたる事由及びこれを為すにあたり用いたる注意の程度，被用者の任務又は身上の変化其の他一切の事情を掛酌す」と定めています（身元保証法5条）。

通常は全額の賠償が命ぜられることはありません。特に、前記通知を怠っていたようなケースでは、賠償責任が軽減される方向で考慮されます。

使用者としては、せいぜい2～3割程度の賠償を求め得るにすぎないと考えておいて大きく間違いはありません。

身元保証人の賠償額に関する裁判例

強行規定

このように身元保証法による身元保証人の責任の限定の各定めは強行規定とされており、これらの定めより身元保証人にとって不利な特約をしても、その特約は無効とされることに注意が必要です（同法6条）。

身元保証人を宛てにしない制度構築が重要

以上のとおり身元保証契約によっては必ずしも全損害について責任追及できる訳ではありませんので、従業員が損害を発生させる場合、会社の監督責任が同時に生じている場合も少なくありません。
そこで、身元保証契約の運用については、それに依存することなく、損害発生を防止する監督システムを事前に構築し、運営していくことが会社のとるべき方針と考えます。

民法による制限

根保証契約の極度額の定め

2020年4月1日施行の改正民法により個人を保証人とする根保証契約全般について、極度額の定めが必要となりました（民法465条の2　2項）。極度額の定めのない個人根保証契約は無効となります。

根保証契約とは、継続的な取引から生じる不特定の債務を保証する保証契約を意味します。例えば、銀行から100万円の借り入れをする場合に、それを保証する場合は普通の保証契約です。これに対して、銀行と継続的に借り入れをする場合に、借り入れの都度保証するのは煩雑なので、将来における銀行からの借り入れ（不特定）についてはまとめて保証しますよ、というのが根保証です。ただ、不特定の債務を保証しますので、保証人としては想定外の借金を保証することになるリスクがあります。そこで、予め根保証契約で保証する限度額を設定し、その枠内に限り保証しますよ、というのが限度額です。例えば、予め500万円という限度額を定めておけば、借り入れが繰り返されて総額500万円を超える場合になっても保証人の責任は500万円に限定されます。想定外に多額の保証責任を負わないで済むのです。

身元保証契約は、従業員が将来会社に負担する不特定の債務を保証するものですので根保証契約の一種ですので、極度額の定めが必要となります。

身元保証における極度額の定め方

身元保証契約における極度額の定め方には大きく次の二つの方法が考えられます。

著しく高額な極度額を定めるものは不適当

たとえば当該従業員の職責に見合わないような高額な極度額の定めをした場合には、公序良俗違反（民法９０条）を理由に保証契約が無効となる可能性があります。

身元保証契約における極度額は、当該従業員の職務の内容や賃金等の水準とも均衡がとれた範囲内で定めることが望ましいでしょう。

一義的に明確でない極度額は不適当

例えば、「極度額は年収の１年分とする。」という定め方はどうでしょうか。

一見すると、上記で②の定め方と変わらないようにも思えますが、こちらの定め方は不十分といえます。この「年収」という定め方では、まずいつの時点の年収をいうのか分かりません。身元保証契約締結時点の年収だと３０0万円だったかもしれませんが、賠償事由が発生した時点では500万円円ということも考えられます。また、「年収」の範囲に、月給の1年分か、賞与も含まれるのか。賞与を含むとして業績変動の場合はどのように算定するのかが不明確です。したがって、こうした定め方では保証すべき上限の金額が一義的に明確ではなく、具体的な金額の定めがなされていないとして無効となる可能性があります。

情報提供義務

2020年4月1日施行の改正民法により主債務（身元保証契約における従業員本人）の履行状況に関する情報提供義務が新設されました（民法458条の2、458条の3）。

保証人が主たる債務者の委託を受けて保証をした場合において、保証人から請求があったときは、債権者は、遅滞なく、主たる債務の元本及び主たる債務に関する利息、違約金、損害賠償その他その債務に従たる全てのものについての不履行の有無並びにこれらの残額及びそのうち弁済期が到来しているものの額に関する情報を提供しなければなりません（民法458条の2）。

主債務者が期限の利益を喪失した場合、債権者は保証人に対して、期限の利益喪失を知ってから2ヶ月以内に通知をしなければならなくなりました（458条の3）。

身元保証のよくある問題点

どのような人物を身元保証人とするか

身元保証には，①従業員が会社に対し損害を発生させた場合には， その損害を補填するという金銭賠償の機能があります。今日では，②近時増加しているメンタルヘルス不調者対応も念頭に，身元保証人の協力を得て解決を図ることも念頭におくことがあります。

①観点からは、賠償義務を履行できる「経済的に独立した者」であることが適当です。また、②の観点から、親族のほか、これに代わる近親者であることが適当な場合も多くあります。最終的には企業において適当と認める者を身元保証人とすることができるようにするとよいでしょう。

なお、実際には、外国人採用の場合や家庭の事情等から，規定どおり身元保証人を立てられない場合もあります。そのような場合は，会社の判断で、身元保証人が不在または1名とするを認めることは出来ます。

就業規則で以下のような定めをすることがあります。

身元保証書を提出しない場合、採用の取り消し・解雇がきるか？

途中から身元保証人がいなくなったことを理由に解雇できるか？

身元保証人が死亡した場合は相続されるか？新しい身元保証人を立てることを要求できるか？

身元保証書のひな形・関連書式

身元保証書（シンプル）

身元保証のシンプルなフォーマットです。

最低限こちらのフォーマットでよいでしょう。

記載事項

• 故意・重過失によって損害を与えた場合の損害賠償義務の保証の確認
• 保証期間（上限5年）

※　限度額を忘れずに記載してください

※　身元保証人の欄には、住所のみならず、連絡先電話番号の記載も要求してください。

従業員本人の勤務状況に問題が発生した場合（病気欠勤を続けている、欠勤が続いているのに連絡が取れない、不正行為により会社に損害を与えているなど）に身元保証人に連絡を取り、対応について協力してもらう場合があるからです。

※　印鑑証明書の提出を求めるか否かは自由ですが、従業員本人が署名捺印を偽造して提出する場合もあり、いざ保証人に責任を求めた場合に署名捺印を否認する場合もあります。従って、出来るだけ提出を求めるようにした方がよいでしょう。

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身元保証書（シンプル）
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身元保証書（オリジナル）

身元保証人に求められる事項を最大限記載したオリジナルバージョンとなります。

★がシンプルバージョンとの違いです。

記載事項

• 故意・重過失によって損害を与えた場合の損害賠償義務の保証の確認
• 保証期間（上限5年）
• ★保証範囲は、故意重過失の損害賠償義務に限定せず、債務不履行責任、その他雇用契約に関連して発生する債務をカバー
• ★入社後に社員が問題を起こした場合の協力義務を明記
• ★身元保証書の更新についても明記

※　身元保証人の欄には、住所のみならず、連絡先電話番号の記載も要求してください。

従業員本人の勤務状況に問題が発生した場合（病気欠勤を続けている、欠勤が続いているのに連絡が取れない、不正行為により会社に損害を与えているなど）に身元保証人に連絡を取り、対応について協力してもらう場合があるからです。

※　印鑑証明書の提出を求めるか否かは自由ですが、従業員本人が署名捺印を偽造して提出する場合もあり、いざ保証人に責任を求めた場合に署名捺印を否認する場合もあります。従って、出来るだけ提出を求めるようにした方がよいでしょう。

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身元保証書（オリジナル）・身元保証人に対する通知書(2点)・損害賠償請求書
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身元保証人に対する任務変更等の通知

従業員の勤務地や任務を変更したために身元保証人の責任が加重されたり，身元保証人の監督が困難になるときには，会社は， 身元保証人に対して， そのことを通知する義務があります(身元保証法3条)。

会社がこの通知を怠ったときは， 身元保証人の責任を減免する要因になります。

そこで、身元保証人の責任が大きく変わるような異動や昇格等のタイミングで、身元保証人に対して通知してください。

ただし、地位・任務・勤務地の変更が、当該企業における通常の異動や昇進などによるもの（定期昇進、定期異動など）の場合は、身元保証人も当初から通常予測可能であるので、一々身元保証人への通知は不要と解されます。

または、身元保証書を取り直すという方法でもよいです。

以下は、任務変更等の通知のフォーマットです。

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身元保証人に対する通知（不正行為発覚時）

従業員の業務上の不適任・不誠実な行動等により身元保証人の責任を発生させるおそれのあるときには，会社は， 身元保証人に対して，そのことを通知する義務があります(身元保証法3条1号)。

会社がこの通知を怠ると身元保証人の責任を減免する要因になることは任務変更等の通知の場合と同様です。

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身元保証人に対する保証債務を履行を求める文書のひな形・書式

社員が会社に損害を与えたにもかかわらず、損害賠償に応じない場合は、身元保証人に保証債務の履行を求めることになります。

以下は、社員が会社に損害を与え、行方をくらましたケースにおいて、損害賠償の支払いを身元保証人に求める場合の請求書です。

※ 前記のとおり民法改正により極度額の制限があります。損害額によっては極度額の範囲内での請求となります。

※ 通知書では最大限の金額を記載していますが、身元保証人が争う場合は、前記のとおり身元保証人へ損害額全額が請求出来る訳ではありません。

※ 内容証明郵便（配達証明付き）で送付してください。

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身元保証書（オリジナル）・身元保証人に対する通知書(2点)・損害賠償請求書
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おわりに

以上おわかりいただけましたでしょうか。

上記のとおり身元保証契約によっては必ずしも全損害について責任追及できる訳ではありませんので、従業員が損害を発生させる場合、会社の監督責任が同時に生じている場合も少なくありません。

そこで、身元保証契約の運用については、それに依存することなく、損害発生を防止する監督システムを事前に構築し、運営していくことが重要であると考えます。

ご参考になれば幸いです。

身元保証ニ関スル法律（昭和八年法律第四十二号）

第１条　引受、保証其ノ他名称ノ如何ヲ問ハズ期間ヲ定メズシテ被用者ノ行為ニ因リ使用者ノ受ケタル損害ヲ賠償スルコトヲ約スル身元保証契約ハ其ノ成立ノ日ヨリ三年間其ノ効力ヲ有ス但シ商工業見習者ノ身元保証契約ニ付テハ之ヲ五年トス

第２条　身元保証契約ノ期間ハ五年ヲ超ユルコトヲ得ズ若シ之ヨリ長キ期間ヲ定メタルトキハ其ノ期間ハ之ヲ五年ニ短縮ス
２　身元保証契約ハ之ヲ更新スルコトヲ得但シ其ノ期間ハ更新ノ時ヨリ五年ヲ超ユルコトヲ得ズ

第３条　使用者ハ左ノ場合ニ於テハ遅滞ナク身元保証人ニ通知スベシ
①　被用者ニ業務上不適任又ハ不誠実ナル事跡アリテ之ガ為身元保証人ノ責任ヲ惹起スル虞アルコトヲ知リタルトキ
②　被用者ノ任務又ハ任地ヲ変更シ之ガ為身元保証人ノ責任ヲ加重シ又ハ其ノ監督ヲ困難ナラシムルトキ

第４条　身元保証人前条ノ通知ヲ受ケタルトキハ将来ニ向テ契約ノ解除ヲ為スコトヲ得身元保証人自ラ前条第一号及第二号ノ事実アリタルコトヲ知リタルトキ亦同ジ

第５条　裁判所ハ身元保証人ノ損害賠償ノ責任及其ノ金額ヲ定ムルニ付被用者ノ監督ニ関スル使用者ノ過失ノ有無、身元保証人ガ身元保証ヲ為スニ至リタル事由及之ヲ為スニ当リ用ヰタル注意ノ程度、被用者ノ任務又ハ身上ノ変化其ノ他一切ノ事情ヲ斟酌ス

第６条　本法ノ規定ニ反スル特約ニシテ身元保証人ニ不利益ナルモノハ総テ之ヲ無効トス